oma_anvia.png

Intranät, extranät och dokumenthantering

Intranet

Problem hos Solutions Planning Ab:

”Som multinationellt bolag i expansion har vi i viss mån problem med kommunikationen. Vi skickar massvis med mejl, men i en organisation som förändras är det svårt att hålla reda på vad alla ansvarar för och hur bolaget utvecklas bara genom korrespondens och kommunikéer från ledningen. För att inte tala om avtal och andra dokument – det verkar som om alla har egna versioner av dem. Var har vi de ”officiella” och korrekta?”

 

Anvias lösning: Intranät, extranät och dokumenthantering

Kommunikationen inom en organisation samt kommunikationen mot samarbetspartner och administrationen av information kan förbättras med Anvias lösningar för intranät, extranät och dokumentering. Av dessa är intranätet en nättjänst avsedd för att kommunicera internt och dela information i organisationer, medan extranätet är en motsvarande tjänst för kunder eller andra samarbetspartner. Syftet med dokumenthantering är att göra det enklare att hitta bland information och att se till att informationen i organisationen är aktuell och enkel att administrera.

LÄS MER
Fastän det i grund och botten är fråga om tre olika saker, kräver de behov som finns i företag ofta en helhet som är någon form av kombination av dessa lösningar. Av denna orsak använder Anvia SharePoint från Microsoft, som passar för intern kommunikation och partnerskapskommunikation samt förutom för dokumenthantering även som bakgrundssystem för publika webbsidor. SharePoint kan anpassas för många olika slags affärsverksamhet och fungerar utan problem ihop med Microsofts kontorsprogram och e-post. Dessutom kan lösningar som genomförts med hjälp av Microsoft SharePoint enligt behov verkställas som molntjänster mot en månadsavgift eller som en lokal installation till exempel på egna servrar hos kunden.

Läs mer information om våra lösningar för intranät, extranät och dokumenthantering nedan. Mer information om våra experttjänster för att planera och genomföra lösningar samt support för att använda SharePoint finns här.

 

Intranät

Intranät är en nättjänst i företagets lokalnät och tjänsten är avsedd för personalen. Med hjälp av ett intranät förbättras den interna kommunikationen och det blir lättare att dela och hitta information. Ett intranät som fungerar bra hjälper företaget att effektivera sin verksamhet bland annat genom att öka växelverkan mellan anställda, göra det enklare att hitta rätt uppgifter och erbjuda tillförlitlig information som stöd för beslutsfattande samt minska på onödigt arbete.

LÄS MER

Vad kan finnas på ett intranät?

  • aktuellt
  • kalendrar
  • evenemang och kurser
  • filbibliotek
  • arbetsytor för specifika grupper
  • kontaktinformation och personprofiler
  • sociala funktioner
  • bloggar
  • massvis med funktioner: sök, larm, automatiska arbetsgångar, påminnelser

 

Varför skapa ett intranät med just SharePoint?

  • Dela information
    • Gemensamma kalendrar, dokumentbibliotek, uppgiftslistor, diskussioner
  • Hantera innehåll
    • Både dokument producerade specifikt i intranät och innehåll som lagts till i systemet direkt via webbläsaren
  • Sök bland innehåll och dokument
  • Centraliserad administration
  • Användare, undersidor och arbetsytor
  • Applikationsplattform

 

Ett välfungerande intranät som ”lever” kräver omsorgsfull planering och ett kvalitativt system och dessutom att personalen i företaget har förbundit sig till att använda tjänsten samt att den uppdateras, då man märker att användarna får nya behov.

Det är även viktigt att intranätet är en del av verksamhetsprocessen i företaget och ett naturligt stöd för arbetet. Med tanke på detta är SharePoints styrkor att den är lätt att integrera, en välbekant användarupplevelse och flexibilitet: för anställa som är vana med Microsofts Office-program är det lätt att använda SharePoint som utan problem fungerar ihop med Office-program. Dessutom kan intranät som skapats med SharePoint ändras för att svara mot specialbehov i företag, bland annat för hantering av information och arbetsgångar. Och då man vid behov med samma teknologi kan genomföra även extranät eller publika webbsidor kommer man undan besväret att lära sig använda flera system och bekosta dem.

 

Extranät

Ett extranät skiljer sig från ett intranät genom att i första hand vara en informationskälla för valda parter utanför företaget, såsom kunder, återförsäljare, underleverantörer eller andra intressegrupper. I ett extranät som skapas med SharePoint kan givetvis ingå samma egenskaper och funktioner som i ett intranät. Till exempel delning av dokument, gemensamma diskussionstrådar och olika blanketter till partner (tickets, respons osv.) kan enkelt åstadkommas.

LÄS MER
Innehåll och funktioner som underlättar samarbete mellan företaget och partner är den viktigaste orsaken till att grunda ett extranät – där kan man presentera och hantera konfidentiell information som inte kan läggas ut på en publik webbplats. Trots bra datasäkerhet är det enkelt att logga in till ett extranät som Anvia byggt upp var än du är– du behöver ingen skild VPN-anslutning utan du kan logga in med användarnamn och lösenord direkt på det publika nätet. Och genom att följa Microsofts ”best practise”-modell säkerställer vi att olika partner har tillgång till endast de avdelningar på extranetät som är avsedda för just dem.
 

 

Dokumenthantering

Medan intranät och extranät är mångsidiga nättjänster som förbättrar kommunikationen syftar dokumenthantering till att den information som företaget erbjuder anställda, kunder och partner alltid är korrekt, aktuell och lätt att hitta. Anvia åstadkommer detta genom att erbjuda Microsoft SharePoint som lagringsplats för dokument, istället för traditionella nätdiskar. I Microsoft SharePoint finns massor av funktioner för dokumenthantering.

LÄS MER

SharePoint är väldigt användarvänlig för lagring av dokument och systemet stöder bland annat visning av olika versioner av dokument, arbetsgångar i företaget samt klassificering på basis av olika slags innehåll. För dokumenten kan man även ange metainformation för att det ska gå så enkelt och snabbt som möjligt att söka fram dem med olika söktermer. Dessutom kan man definiera rättigheter för olika användare att se dokument ända ner till enskilda dokument. Dokumenthantering underlättas av möjligheten att vid behov integrera SharePoint i olika bakgrundssystem i företaget.

 

Se även:

dokumenttienhallinta.pngExperttjänster för SharePoint